L’open space est un environnement de travail qui n’est pas réservé aux entreprises à l’effectif important. Une PME peut aussi trouver de multiples avantages à l’aménagement d’un open space dans ses bureaux, notamment le gain d’espace induisant une substantielle réduction des coûts. De la transformation d’un bureau d’entreprise à la valorisation de l’espace en passant par la phase de sélection de mobilier de bureau, notamment table de réunion et chaise de réunion, approfondissons ensemble le sujet de l’aménagement de bureaux open space pour une PME.

Transformer un bureau d’entreprise en Open Space

Bien aménager un open space est une tâche à ne pas prendre à la légère. Il faut en effet prendre en compte les spécificités du bureau d’entreprise devant accueillir cet espace de travail ouvert, conserver la productivité au travail et développer l’efficacité des collaborateurs. 

Aménager l’espace existant

L’aménagement d’un open space doit être pensé en fonction de l’espace disponible, de la luminosité et des axes de circulation, donc en tenant compte des accès vers les portes d’entrée et sortie de la pièce, vers l’espace détente ainsi que les toilettes.

Conserver la productivité

L’open space étant par essence un espace partagé entre plusieurs collaborateurs, il est essentiel d’y maintenir un calme relatif afin de limiter au maximum les sources de déconcentration. Si l’open space réalisé s’avère être un espace de travail générant du stress, la productivité du personnel en sera grandement affectée. Il est donc primordial de réfléchir à transformer le bureau d’entreprise en un open space agréable et calme. Pour cela, le positionnement des bureaux favorise ou non la concentration des personnes.

Développer l’efficacité

Pour réduire au minimum les sources de déconcentration, il faut orienter les écrans et les chaises afin d’éviter que deux collaborateurs installés en vis-à-vis ne se regardent directement. Une position en biais est idéale pour éviter les contacts visuels directs. Autre facteur de déconcentration à supprimer, les reflets sur l’écran d’ordinateur. Aucun collaborateur ne doit donc être placé dos à une fenêtre. De même, être trop près d’une porte se révèle systématiquement très perturbant.

S’il semble évident de rassembler les gens par équipe projet, il est aussi judicieux de créer des duos ou trios de collaborateurs efficaces en pensant aux synergies possibles entre employés. Si accroître la communication entre les collaborateurs est un des leitmotivs de l’espace de travail partagé, un open space en entreprise efficace ne doit pas excéder les 10 personnes par plateau pour être optimal en termes d’efficacité.

Choisir le mobilier d’entreprise adapté

Les bureaux doivent être parfaitement adaptés à l’open space. Évitez de meubler votre nouvel espace avec votre ancien mobilier d’entreprise inadapté. Il existe des doubles, des bureaux quatre ou six personnes. La cloison centrale séparatrice ne devrait pas être une option. 

Le bureau bench est le mobilier d’entreprise le plus adapté pour aménager un bureau open space, car il structure fortement l’espace et apporte toute la modularité nécessaire. De plus, il est plus économique que du mobilier individuel. En participant à la composition d’îlots, le bureau bench est la parfaite réponse au travail en équipe. 

La première source de nuisance est le niveau sonore. Pour maintenir le bruit à un niveau raisonnable, il est possible de l’atténuer en choisissant un mobilier d’entreprise adapté : revêtement de sol épais pour absorber le bruit du déplacement des chaises de bureau et des caissons de rangement, panneaux acoustiques à suspendre et cloisons acoustiques de bureau pour améliorer le confort sonore des usagers de l’open space.

Votre aménagement d’open space doit miser sur l’ergonomie et le confort, et anticiper les besoins de rangement individuel, avec le caisson de bureau, ou collectif, avec les armoires. La chaise de bureau est un élément essentiel du mobilier d’entreprise, car l’assise confortable permet d’éviter les maux de dos : choisissez un modèle réglable en hauteur, et pivotant à 360°.

Sachez enfin que les couleurs neutres évitent la pollution de l’environnement visuel et ne perturbent pas la concentration.

Des marques dédiées à l’aménagement des bureaux d’entreprise telle qu’Alterego Design ou Bleco proposent ce type de mobilier d’entreprise qui convient parfaitement à l’aménagement des bureaux de PME ! 

Quelle table de réunion pour un open space ?

Table de réunion

Un open space ne peut se contenter d’aligner des bureaux individuels ou des bureaux bench. Une PME n’a pas forcément intérêt à procéder à l’aménagement d’une salle de réunion séparée. Prévoir la présence d’une table de réunion au sein de l’open space rentre dans l’optimisation poussée de l’espace de travail. Mobiliser une salle ou une table uniquement pour des réunions n’est pas la meilleure solution envisageable. Pourquoi ne pas mutualiser l’’utilisation d’un bureau bench et d’une table de réunion ? En ôtant le panneau de séparation central, un large bureau multi-utilisateur devient table de réunion.  Notre conseil : choisir une forme carrée contribue à favoriser les échanges lors des réunions entre collaborateurs. 

Chaise de réunion

Vous avez ici deux choix possibles. La chaise de chaque collaborateur peut servir de chaise de réunion, ce qui évite les doublons et minimise l’occupation au sol. Dans ce cas, prévoir des roulettes pour faciliter le déplacement du matériel est indispensable. Si vous savez que des personnes extérieures participeront à certaines réunions, des chaises supplémentaires sont bien sûr à prévoir, et elles peuvent être fixes et empilables, pour être rangées et prendre un minimum d’espace. Dans tous les cas, et quelle que soit la table de réunion sélectionnée auparavant, il est bon de songer à amortir l’assise et choisir pour chacun une chaise de réunion avec un dossier confortable.

Réfléchissez avant tout à l’usage que vous ferez de votre mobilier de réunion pour meubler de manière professionnelle et efficiente votre open space.

Valoriser les espaces dans un bureau d’entreprise ouvert

Il est indispensable dans votre conception d’open space de prévoir les déplacements et d’ainsi anticiper les flux de passage. Gardez à l’esprit qu’il est primordial que la circulation des personnes soit le plus possible facilitée : les lieux de passage ne doivent pas être encombrés. Les bureaux des personnes très régulièrement sollicitées doivent être aménagés aux abords des lieux d’échanges. A l’inverse, ceux des collaborateurs travaillant de manière plus autonome, ou impliquant bien moins d’échanges, sont à placer dans les espaces moins fréquentés.

La saturation de l’espace intervient assez vite, lorsque l’on doit composer avec bureaux, meubles de rangement, table de réunion… Or il faut à tout prix créer un espace non étouffant, concevoir un lieu tourné vers le bien-être personnel des collaborateurs. Psychologiquement, la productivité est meilleure dans un espace de travail aéré visuellement. Mobilier de rangement le long des murs, caissons sous les bureaux, chaises d’appoint empilables, chaque détail compte lorsqu’il s’agit de ne pas saturer l’espace.

L’espace de travail en commun doit devenir espace de vie pour respirer le bien-être et permettre l’épanouissement de chacun. Les collaborateurs doivent donc pouvoir apporter des plantes et autres décorations de bureau pour améliorer l’ambiance générale.

En conclusion, une PME réussira son open space en aménageant un espace de travail ouvert permettant le respect de l’intimité de chaque collaborateur grâce à un cloisonnement limité et intelligent. Le choix du mobilier de bureau d’entreprise individuel comme des tables et chaise de réunion est une étape importante à ne pas négliger, tout comme la latitude à offrir à ses employés pour personnaliser leur espace de travail.